Bir ölkənin ərazisində verilmiş və hüquqi qüvvəyə malik olan sənədlər müvafiq qaydada rəsmiləşdirildikdən sonra digər ölkənin ərazisində istifadə oluna bilər. Hazırda belə rəsmiləşmənin iki növü mövcuddur:
1. Apostilin verilməsi 2. Konsul leqallaşdırması
Sənədlərin leqallaşdırılması prosedurunu sadələşdirmək məqsədi ilə 1961-ci ildə Haaqa şəhərində “xarici rəsmi sənədlərin leqallaşdırılması tələbini ləğv edən Konvensiya” imzalanmışdır. Konvensiyanı imzalamış və ona qoşulmuş dövlətlər sənədləri sadə qaydada leqallaşdırmaq hüququ əldə edirlər. Belə leqallaşdırma dövlətin müəyyən etdiyi səlahiyyətli orqanlar tərəfindən sənədlərə apostil vermək yolu ilə həyata keçirilir. Apostil rəsmi sənədi imzalamış şəxsin imzasının həqiqiliyini, həmin şəxsin səlahiyyətini, eləcə də rəsmi sənədə vurulmuş möhür və ya ştampın həqiqiliyini təsdiq edir.
Apostil verilmiş sənəd leqallaşdırılmış hesab edilir və həmin Konvensiyanın iştirakçısı olan bütün dövlətlərin ərazisində hüquqi qüvvəyə malik olur. Həmin iştirakçı dövlətlər barədə məlumatı Haaqa Konfransının rəsmi internet saytından (www.hcch.net) əldə etmək olar.
Azərbaycan Respublikası qeyd olunan Konvensiyaya 5 mart 2004-cü ildə qoşulmuş və o, ölkəmizə münasibətdə 2 mart 2005-ci il tarixdən qüvvəyə minmişdir.
Konvensiyanın müddəalarına və “Xarici rəsmi sənədlərin leqallaşdırılması tələbini ləğv edən Konvensiya”nın 6-cı maddəsində nəzərdə tutulmuş səlahiyyətli orqanların müəyyən edilməsi barədə” 10 dekabr 2004-cü il tarixli 544 nömrəli Azərbaycan Respublikası Prezidentinin Sərəncamına əsasən, Azərbaycan Respublikasının məhkəmələrinin, prokurorluq və ədliyyə orqanlarının rəsmiləşdirdiyi sənədlərə, Azərbaycan Respublikasının ərazisində notariat qaydasında təsdiq olunan sənədlərə, Azərbaycan Respublikasının səlahiyyətli orqanları tərəfindən rəsmiləşdirilmiş vətəndaşlıq vəziyyətinin dövlət qeydiyyatına dair sənədlərə Azərbaycan Respublikası Ədliyyə Nazirliyi, digər rəsmi sənədlərə isə Azərbaycan Respublikasının Xarici İşlər Nazirliyi tərəfindən apostil verilir. Qeyd edirik ki, Azərbaycan Respublikasının diplomatik nümayəndəlikləri və konsulluqları tərəfindən icra edilən sənədlər, kommersiya və gömrük əməliyyatlarına birbaşa aidiyyəti olan inzibati sənədlərə apostil verilmir.
“Xarici rəsmi sənədlərin leqallaşdırılması tələbini ləğv edən Konvensiya”ya qoşulmuş dövlətlərin ərazisində istifadə edilməsi nəzərədə tutulan rəsmi sənədlərə Azərbaycan Respublikasının Xarici İşlər Nazirliyi tərəfindən apostilin verilməsi prosedurları Azərbaycan Respublikası Xarici İşlər Nazirliyinin Kollegiyasının 2019-cu il 14 fevral tarixli Q/02-19 nömrəli Qərarı ilə təsdiq edilmiş “Azərbaycan Respublikasının Xarici İşlər Nazirliyi tərəfindən rəsmi sənədlərə şəhadətnamənin (apostilin) verilməsi Qaydaları” ilə tənzimlənir.
Həmin Qaydalara əsasən apostilin verilməsi üçün fiziki şəxslərə məxsus rəsmi sənədlər həmin sənədi imzalamış və ya sənədin məxsus olduğu şəxsin, o cümlədən bu şəxsin yaxın qohumlarının (ər, arvad, valideynlər və uşaqlar, baba, nənə və nəvələr, qardaş və bacılar) və ya adına etibarnamə verilmiş şəxsin müraciəti əsasında qəbul olunur. Apostil verilməsi üçün dövlət orqanlarına, dövlət adından yaradılan publik hüquqi şəxslərə, dövlət mülkiyyətində olan və paylarının (səhmlərinin) nəzarət zərfi dövlətə məxsus olan hüquqi şəxslərə, büdcə təşkilatlarına məxsus rəsmi sənədlər müvafiq qurumun müraciət məktubu (məktubda rəsmi sənədləri təqdim edən şəxsin adı, soyadı və vəzifəsi qeyd olunmaqla) əsasında qəbul olunur. Apostil verilməsi üçün hüquqi şəxslərə, nümayəndəliklərə və filiallara məxsus rəsmi sənədlər müvafiq olaraq, hüquqi şəxsi, nümayəndəliyi və ya filialı təmsil edən şəxsə verilmiş etibarnamə əsasında qəbul olunur.
Rəsmi sənədlərə apostilin verilməsi üçün aşağıdakılar təqdim edilməlidir:
- apostilin verilməsinə dair şəxsin müraciət ərizəsi;
- apostilin verilməsi üçün təqdim edilən rəsmi sənədin əsli və surəti;
- rəsmi sənədi təqdim edən şəxsin şəxsiyyətini təsdiq edən sənədin əsli və surəti;
- rəsmi sənəd yaxın qohumlar tərəfindən təqdim edildikdə, yaxın qohumluq əlaqəsini təsdiq edən sənədin əsli və surəti;
- rəsmi sənəd etibarnamə və ya qurumların müraciət məktubu əsasında təqdim edildikdə, müvafiq etibarnamənin və ya müraciət məktubunun əsli və surəti;
- rəsmi sənəd hüquqi şəxsə, nümayəndəliyə və ya filiala məxsus olduqda, həmin hüquqi şəxsin, nümayəndəliyin və ya filialın dövlət qeydiyyatına alınmasını təsdiq edən sənədin əsli və surəti;
- dövlət rüsumunun ödənilməsi barədə qəbz.
Apostilin verilməsi üçün təqdim edilmiş rəsmi sənədlərə 5 (beş) iş günü müddətində “Azərbaycan Respublikasının Xarici İşlər Nazirliyi tərəfindən rəsmi sənədlərə şəhadətnamənin (apostilin) verilməsi Qaydaları”na uyğunluğu yoxlanıldıqdan sonra apostil verilir. "Dövlət rüsumu haqqında" Azərbaycan Respublikası Qanununun 13-1-ci maddəsinə əsasən, müvafiq sənədə apostil verilməsinə görə 10 manat məbləğində dövlət rüsumu nəzərdə tutulmuşdur.
Azərbaycan Respublikasının tərəfdar çıxdığı beynəlxalq müqavilələrlə və ya Azərbaycan Respublikasının qanunvericilik aktları ilə ziddiyyət təşkil edən, eləcə də məzmununa görə Azərbaycan Respublikasının mənafeyinə, Azərbaycan Respublikası vətəndaşlarının şərəf və ləyaqətinə xələl gətirən sənədlərə apostil verilmir. Eyni zamanda, rəsmi sənədin üzərində nümunəsi Azərbaycan Respublikasının Xarici İşlər Nazirliyində olmayan möhür və ya ştamp olduqda, yaxud rəsmi sənəd qanunvericiliklə müəyyən edilmiş blankda (formada) tərtib edilmədikdə, habelə rəsmi sənədin üzərindəki imza, möhür və ya ştamp silindikdə, yaxud korlandıqda sənədə apostil verilmir. Apostilin verilməsi üçün təqdim edilmiş rəsmi sənədlərə sonradan əlavə məlumatın daxil edilməsinə, sona qədər tamamlanmamış sətirlərə və digər boş yerlərə xətt çəkilməsinə yol verilmir.
Qeyd edirik ki, indiyədək Azərbaycan Respublikasının Xarici İşlər Nazirliyi tərəfindən apostil verilməsi nəzərədə tutulan sənədlərə yalnız Azərbaycan Respublikasının Xarici İşlər Nazirliyi Konsulluq idarəsi tərəfindən apostil verilirdi. Lakin, Azərbaycan Respublikası Xarici İşlər Nazirliyi üzrə verilmiş 12.11.2019-cu il tarixli, 1979 saylı əmr əsasən Naxçıvan Muxtar Respublikası ərazisində rəsmiləşdirilmiş sənədlərə apostil verilməsi səlahiyyəti artıq Azərbaycan Respublikasının Xarici İşlər Nazirliyinin Naxçıvan Muxtar Respublikasındakı İdarəsinə verilmişdir. Bununla bağlı İdarə tərəfindən müvafiq işlər görülmüş, beləki bunun üçün iş otağı ayrılmış, lazımi avadanlıq quraşdırılmış və digər zəruri işlər həyata keçirilmişdir.
