Naxçıvan Muxtar Respublikası Ali Məclisi Sədrinin 2016-cı il 28 iyul tarixli Fərmanı ilə təsdiq edilmişdir
I. Ümumi müddəalar
1. Naxçıvan Muxtar Respublikasının Dövlət Arxiv İdarəsi (bundan sonra – İdarə) arxiv işi sahəsində dövlət siyasətini həyata keçirən mərkəzi icra hakimiyyəti orqanıdır.
2. İdarə öz fəaliyyətində Azərbaycan Respublikasının və Naxçıvan Muxtar Respublikasının konstitusiyalarını, Azərbaycan Respublikasının və Naxçıvan Muxtar Respublikasının qanunlarını, Azərbaycan Respublikası Prezidentinin və Naxçıvan Muxtar Respublikası Ali Məclisi Sədrinin fərman və sərəncamlarını, Azərbaycan Respublikası Nazirlər Kabinetinin və Naxçıvan Muxtar Respublikası Nazirlər Kabinetinin qərar və sərəncamlarını və bu Əsasnaməni rəhbər tutur.
3. İdarə ona həvalə olunmuş vəzifələri həm bilavasitə, həm də Naxçıvan Muxtar Respublikası Dövlət Arxivi və yerli dövlət arxivləri vasitəsilə həyata keçirir.
4. İdarənin saxlanma xərcləri və fəaliyyəti dövlət büdcəsi, habelə qanunvericilikdə nəzərdə tutulan digər mənbələr hesabına maliyyələşdirilir.
5. İdarə müstəqil balansa, üzərində Dövlət Gerbinin təsviri və öz adı olan möhürə, müvafiq ştamplara, blanklara və xəzinə hesablarına malikdir.
6. İdarə Naxçıvan şəhərində yerləşir.
II. İdarənin fəaliyyət istiqamətləri
7. İdarənin fəaliyyət istiqamətləri aşağıdakılardır:
7.1. arxiv işi sahəsində dövlət siyasətinin formalaşdırılmasında iştirak edir və onun həyata keçirilməsini təmin edir;
7.2. Naxçıvan Muxtar Respublikasının arxiv fonduna daxil olan, özündə xalqın maddi və mənəvi həyatını əks etdirən, tarixi, elmi, sosial, iqtisadi, siyasi, mədəni, bədii və başqa əhəmiyyət kəsb edən, o cümlədən Naxçıvan Muxtar Respublikasından kənarda yerləşən və Azərbaycana, o cümlədən muxtar respublikaya aid tarixi, mədəni irslə bağlı arxiv sənədlərinin qəbulunu, mühafizə və istifadəsini təmin edir;
7.3. bilavasitə İdarəyə tabe olan dövlət arxivlərinin işlərini əlaqələndirir və onların fəaliyyətini təmin edir;
7.4. arxiv işinin inkişafını tənzimləyir, dövlət arxivlərinə, idarə və qeyri-dövlət arxivlərinə metodiki kömək göstərir;
7.5. dövlət orqanlarında arxiv işinin təşkilini əlaqələndirir;
7.6. muxtar respublikada arxiv işinin vəziyyətini təhlil edir, sahə xüsusiyyətlərini nəzərə alaraq, onun inkişafının konsepsiya və strategiyasını hazırlayır;
7.7. Naxçıvan Muxtar Respublikasında arxiv fondunun mərkəzləşdirilmiş dövlət uçotunu aparır, onun tərkibi və məzmunu haqqında məlumatlar hazırlayır;
7.8. arxiv işi sahəsində xarici ölkə arxivlərinin müsbət iş təcrübəsini öyrənir və tətbiq edir;
7.9. qanunvericiliklə müəyyən edilmiş digər istiqamətlərdə fəaliyyət göstərir.
III. İdarənin əsas vəzifələri
8. İdarə bu Əsasnamə ilə müəyyən edilmiş fəaliyyət istiqamətlərinə uyğun olaraq aşağıdakı vəzifələri yerinə yetirir:
8.1. Naxçıvan Muxtar Respublikası arxiv fondunun sənədlərinin dövlət arxivlərində komplektləşdirilməsi və mühafizəsi işini təşkil etmək, onların müəyyən olunmuş qaydalara uyğun dövlət arxivlərinə verilməsi işinə nəzarət etmək;
8.2. Naxçıvan Muxtar Respublikası arxiv fondunun sənədlərinin mərkəzləşdirilmiş dövlət uçotunu aparmaq, həmin sənədlərin mühafizəsi və istifadəsi üzərində nəzarəti təmin etmək;
8.3. müvafiq dövlət orqanları ilə birlikdə idarə arxivləri şəbəkəsinin təkmilləşdirilməsi və onların işinin təşkilinin yaxşılaşdırılması sahəsində tədbirlər həyata keçirmək;
8.4. arxiv fondunun sənədlərinin komplektləşdirilməsi, uçotu, mühafizəsi və istifadəsinə dair normativ hüquqi aktların hazırlanmasında iştirak etmək;
8.5. müəyyən olunmuş qaydada dövlət arxivlərinin struktur və şəbəkəsinin təkmilləşdirilməsi işini təşkil etmək;
8.6. arxiv fonduna daxil olan muxtar respublika əhəmiyyətli sənədlərin dairəsini qanunvericiliyə uyğun olaraq müəyyənləşdirmək və onların dövlət arxivlərində cəmləşdirilməsi işini həyata keçirmək, aidiyyəti üzrə razılaşdırmaqla muxtar respublika daxilində sənədlərin bir arxivdən başqasına verilməsi məsələsinə baxmaq və həll etmək;
8.7. arxiv işində elektron avtomatik informasiya sisteminin tətbiqi və istifadəsi üzrə texniki təchizat siyasətini müəyyən etmək, informasiya şəbəkəsi və bazası yaradılması işini təşkil etmək, habelə Naxçıvan Muxtar Respublikası arxiv fondunun məzmunu və tərkibi haqqında məlumatların əldə olunması üçün ənənəvi arxiv məlumatları sistemi növlərindən istifadə edərək, bu məlumatların axtarılmasını təmin etmək;
8.8. dövlət arxivlərində mərkəzləşdirilmiş məlumat bankı sisteminin yaradılmasını təşkil etmək;
8.9. sənədlərin daimi mühafizə üçün dövlət arxivinə verilməsi məqsədi ilə onların elmi və əməli dəyərinin ekspertizasını təşkil etmək, saxlama müddətləri də göstərilməklə sənədlərin nümunəvi siyahılarını işləyib hazırlamaq və təsdiq etmək, idarələr tərəfindən saxlama müddətləri göstərilməklə işlənib hazırlanmış siyahılara baxmaq və razılaşdırmaq;
8.10. öz səlahiyyətləri çərçivəsində mülkiyyət formasından asılı olmayaraq idarə, təşkilat və müəssisələr tərəfindən arxiv işi sahəsində qanunvericiliyin tələblərindən irəli gələn tədbirlərin yerinə yetirilməsinə, arxiv fondlarının mühafizəsi və istifadəsinə nəzarət etmək;
8.11. Naxçıvan Muxtar Respublikası arxiv fondunun sənədlərini mülkiyyət formasından və mühafizə yerindən asılı olmayaraq dövlət qeydiyyatına götürmək;
8.12. qeyri-dövlət arxivlərinin sahiblərinə onların öz arxivlərini komplektləşdirməsi, mühafizəsi və istifadəsi işində kömək göstərmək;
8.13. qanunvericiliklə müəyyən edilmiş hallarda Naxçıvan Muxtar Respublikası arxiv fondunun dövlətə məxsus sənədlərindən və onlarda olan məlumatlardan istifadə qaydalarını işləyib hazırlamaq;
8.14. müəyyən edilmiş qaydada dövlət arxivləri tərəfindən hüquqi və fiziki şəxslərə göstərilən ödənişli iş və xidmətlərin növlərini müəyyən etmək;
8.15. Naxçıvan Muxtar Respublikası arxiv fonduna daxil olan sənədləri müəyyən olunmuş qaydada nəşr etmək. Arxiv fondu sənədlərinin tərkibi və məzmunu haqqında məlumat xarakterli vəsaitlərin nəşrini təşkil etmək, ictimaiyyətin retrospektiv sənədlər məlumatına ehtiyacını və sənədlərdən istifadə sahəsində səmərəlilik işinin öyrənilməsini əlaqələndirmək;
8.16. müəyyən olunmuş qaydada hüquqi və fiziki şəxslərə Naxçıvan Muxtar Respublikası arxiv fonduna daxil olan sənədlərin surətlərini muxtar respublika ərazisindən kənara çıxarmağa icazə vermək;
8.17. Naxçıvanın tarixi və mənəvi irsi ilə bağlı sənədlər və ya onların surətləri aşkar edildikdə, onların muxtar respublikaya qaytarılması və ya alınması barədə müvafiq dövlət orqanlarına təkliflər vermək;
8.18. dövlət arxivlərində sənədlərin mühafizəsi, istifadəsi, bərpası, surətlərinin çıxarılması və sair işlərə aid daha mükəmməl sistem və metodlardan istifadəni həyata keçirmək;
8.19. tabeliyində olan dövlət arxivlərinin əməkdaşlarının, habelə mərkəzi və yerli icra hakimiyyəti orqanlarının, idarə, təşkilat və müəssisələrin arxiv işçilərinin əlavə təhsili üzrə müvafiq tədbirlər görmək;
8.20. dövlət arxivlərində mühafizə olunan sənədlərdə vətəndaşların şəxsi və ailə həyatı haqqında informasiya daşıyıcıları olan arxiv sənədlərindən istifadə və müəlliflik hüquqlarının qorunması barədə qanunvericiliyin tələblərinə əməl olunmasına nəzarət etmək;
8.21. qanunvericiliklə İdarəyə həvalə olunmuş digər vəzifələri yerinə yetirmək.
IV. İdarənin hüquqları
9. İdarə öz vəzifələrini yerinə yetirmək üçün aşağıdakı hüquqlara malikdir:
9.1. mərkəzi və yerli icra hakimiyyəti orqanlarından, habelə idarə, təşkilat və müəssisələrdən onların arxivlərinin işi haqqında lazımi materiallar tələb etmək;
9.2. arxiv işi haqqında dövlət orqanlarının, idarə, təşkilat və müəssisələrin nümayəndələrinin məlumatlarını dinləmək;
9.3. müəyyən edilmiş qaydada öz səlahiyyətləri daxilində arxiv işinin təşkilinə dair mərkəzi və yerli icra hakimiyyəti orqanları, idarə, təşkilat və müəssisələr üçün icrası məcburi olan normativ hüquqi aktlar qəbul etmək;
9.4. dövlət orqanları tərəfindən arxiv işinin təşkili haqqında hazırlanmış sahə standartları, siyahıları, təlimatları, qaydaları və tədris proqramlarını razılaşdırmaq;
9.5. müəyyən olunmuş qaydada tabeliyində olan idarə və təşkilatların fəaliyyətini tənzimləyən əsasnamələri təsdiq etmək;
9.6. qanunvericilikdə nəzərdə tutulmuş digər hüquqları həyata keçirmək.
V. İdarənin fəaliyyətinin təşkili
10. İdarəyə Naxçıvan Muxtar Respublikası Ali Məclisinin Sədri tərəfindən vəzifəyə təyin və vəzifədən azad edilən rəis rəhbərlik edir.
11. Rəis İdarəyə həvalə edilmiş vəzifələrin və funksiyaların həyata keçirilməsinə görə şəxsən məsuliyyət daşıyır.
12. Rəisin Naxçıvan Muxtar Respublikası Ali Məclisi ilə razılaşdırmaqla rəis tərəfindən vəzifəyə təyin və vəzifədən azad olunan müavini vardır.
13. İdarənin strukturu Naxçıvan Muxtar Respublikası Ali Məclisinin Sədri tərəfindən müəyyən edilir.
14. İdarənin rəisi:
14.1. İdarənin işini təşkil edir və ona rəhbərlik edir;
14.2. müəyyən edilmiş struktur, əməkhaqqı fondu və işçilərin say həddi daxilində İdarənin aparatının, yerli və digər qurumlarının ştat cədvəlini və ayrılmış büdcə təxsisatı daxilində onların xərclər smetasını təsdiq edir;
14.3. İdarənin tabeliyində olan qurumların əsasnamələrini təsdiq edir;
14.4. səlahiyyətləri çərçivəsində idarə aparatının və tabeliyində olan qurumların fəaliyyətinə dair icrası məcburi olan əmrlər, sərəncamlar və göstərişlər verir, onların icrasına nəzarət edir;
14.5. İdarənin səlahiyyətləri çərçivəsində dövlət sirrinə aid edilən məlumatların siyahısını müəyyən edir;
14.6. İdarənin işçilərini qanunvericiliyə müvafiq olaraq vəzifəyə təyin və vəzifədən azad edir, onlar barəsində həvəsləndirmə və intizam tənbeh tədbirlərini tətbiq edir;
14.7. müəyyən olunmuş qaydada İdarənin maliyyə vəsaitləri və əmlakı barəsində sərəncam verir;
14.8. qanunvericiliyə uyğun olaraq digər səlahiyyətləri həyata keçirir.
